Pasos clave para escribir un buen e-mail

El e mail es en muchas ocasiones el primer contacto con tus clientes, con tu jefe, por lo que debemos de tener una imagen inmejorable a la hora de enviarlo, cada día estamos más acostumbrados a resumir textos, el e mail no es un mensaje de móvil, es un contacto como cuando recibes una carta, te visita un comercial, etc…debemos de mantener imagen de marca

Ortografía y gramática: la regla de oro. Un texto bien escrito y sin errores obvios de ortografía no sólo denotan inteligencia, demuestran que la personas es capaz de hilar ideas de forma coherente. Programas como Speckie corrigen la ortografía en la red o incluso navegadores como Google Chrome lo traen integrado.

Usa una sola fuente: unir frases en Arial con destacados con Helvética e hipervínculos en Times New Roman, dificulta la lectura de un texto hay que hacer la lectura sencilla y fácil. Además, manda la señal de ser una persona inestable y poco organizada. Y jamás uses fuentes para asuntos personales.

No escribas con mayúsculas: escribir con letras capitales es sinónimo de gritar o demandar. Por ejemplo no se entiende lo mismo por “necesito contactarte” a “NECESITO CONTACTARTE”, pues el segundo demuestra rudeza y mala educación.

Equivocarse con el destinatario: tómate un segundo para asegurarte que el correo que pasaste unos minutos redactando cuidadosamente está dirigido a la persona adecuada,con la dirección correcta. Imagínate que escribes un correo a tu mejor amigo insultando a tu jefe y por equivocación se lo envías a tu empleador.

Asuntos: nunca mandes correos sin un Subject o Asunto. Es educado y nos permite titular el mensaje con lo que queremos (“Informe Junta del Viernes”) o la importancia de nuestro correo (“Urgentes para hoy”). Además, ayuda al sistema de correo electrónico a identificar lo que es correo deseado y el spam.

Firmas locas: evita que tu rúbrica en el correo de trabajo tenga personajes de Disney, animaciones .giff, en colores estrambóticos y en Comic Sans, y con frases inspiracionales o en otro idioma. A menos de que sea el lema de tu empresa.

Saludos y despedidas: trata de abrir la conversación con un saludo semiformal y educado, nunca con una pregunta directa porque parecería un ataque frontal. Al momento de cerrar el correo, no lo hagas con un “xoxoxo” o un «besitosssss!!!!!» a menos de que le tengas mucha confianza a la persona. Se ve mal y está mal que un profesional se exprese así.

Di no a los emoticones: aunque en el contexto de las redes sociales y los correos informales las caritas hechas con gráficos o textos pueden ser muy simpáticas, deben evitarse a toda costa en un email de trabajo. Dan la imagen de ser infantil y de carecer de capacidad para comunicarse, pues con los emoticones se expresa lo que no se puede decir con palabras.

Hablar por hablar: los mails, no sólo los de trabajo, deben ser concisos y prácticos, pues no están hechos para sustituir una conversación en tiempo real. Usa imperativos como «Necesito ésto» «¿Podrías darme aquéllo?» «Tienes que buscar ese dato en el archivo adjunto».

Serenidad y Paciencia: si tras haber enviado un correo no recibes una respuesta, deja pasar 24 horas (dentro de lo posible) para volver a intentarlo. Si reenvías el mismo correo 30 veces sólo lograrás que el destinatario se harte, borre todos tus correos y te bloquee de su cuenta.